GZA Ziekenhuizen maakt sinds kort gebruik van Robotic Process Automation (RPA), een virtuele software assistent die tijdrovende, repetitieve administratieve taken van medewerkers overneemt en geautomatiseerd uitvoert. Zo komt er voor medewerkers meer tijd vrij voor andere, inhoudelijk interessantere taken die de kwaliteit van het werk verbeteren.
Met de technologie van RPA is ook de kans op fouten in het proces veel kleiner dan wanneer mensen dezelfde taak manueel uitvoeren.
“Heel wat diensten binnen het ziekenhuis maken gebruik van softwarepakketten,” zegt Koen De Gronckel, CFO van GZA Ziekenhuizen. “Op het vlak van automatisatie hebben veel van die systemen echter nog beperkingen: er blijven steeds een aantal taken waarvoor menselijke input nodig is. Daarbij gaat het vaak om repetitieve en tijdrovende taken die manueel moeten worden uitgevoerd. Met de technologie van RPA automatiseren we die manuele taken, zodat medewerkers de vrijgekomen tijd kunnen gebruiken voor taken die inhoudelijk interessanter zijn en gericht zijn op kwaliteitsverbetering.”
Dubbele kwaliteitswinst
Een ander voordeel van RPA is de accuraatheid: met een robot is er nagenoeg geen kans op fouten, terwijl die kans bij een menselijke handeling groter is. Er is dus eigenlijk een dubbele kwaliteitswinst: de kans op fouten vermindert én de workload voor medewerkers, waardoor zij zich meer kunnen bezighouden met taken die de kwaliteit van hun werk ten goede komt.
Recent startte GZA Ziekenhuizen dan ook met een proefproject met een robot op het financiële departement. Om facturen af te boeken, was het voorheen nodig om gegevens uit rapporten van het ene programma te kopiëren en te plakken in een aantal andere tools, om alle gegevens uiteindelijk terug in het eerste programma te kunnen uploaden: een proces dat verschillende keren herhaald moest worden en dus heel wat tijd in beslag nam. Dankzij RPA verloopt dat proces nu geautomatiseerd, wat heel wat tijdswinst oplevert.
“Voor de uitrol van RPA binnen ons ziekenhuis worden we begeleid door Deloitte,” vertelt De Gronckel. “Met hun expertise geven zij ons ondersteuning bij de implementatie van RPA. Binnen het financiële departement zijn er intussen al verschillende processen waar we RPA op toepassen. Momenteel zorgt dat al voor heel wat tijdswinst, dus als we RPA volledig uitrollen zou dat een enorm verschil betekenen. Technologie is de toekomst: het is dan ook de bedoeling om RPA op termijn ook te implementeren in andere processen binnen het ziekenhuis.
